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5 conseils pour vos entretiens de fin d'année
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5 conseils pour vos entretiens de fin d'année

Comment faire de vos entretiens annuels un temps d'échange agréable ?

Camille Albouy
December 6, 2021

Ah décembre, le mois des traditions.

Décorer son sapin, emballer ses cadeaux, manger des clémentines... et préparer les entretiens annuels.

...

Tout de suite, c'est moins évident.

On l'accueille avec un fond d'appréhension (sorte d'arrière goût de conseil de classe). Pour le collaborateur, c'est la sensation du "verdict" qui tombe : les objectifs à atteindre, la rémunération, etc. Pour le manager, c'est l'envie de bien faire : faire passer les bons messages, de la bonne façon.

Tout ça pour dire que ces entretiens annuels sont bien trop souvent sujets de crispation. Dommage.

Car parler de l'avenir, se projeter dans une nouvelle année, de nouveaux projets... ça pourrait même être agréable, non ?

Alors, sans plus attendre, pour que vos entretiens de fin d'année soient aussi réussis que vos sapins (voire plus), voici quelques conseils à partager aux managers de vos équipes.

#1 (Bien) le préparer

Ça peut vous paraître évident. Mais ça nous est tous arrivé : "Si, si, j'ai bien en tête ce que je vais dire, c'est très clair !"

Puis, le moment venu, c'est fouillis. Honnêtement, ça se sent, et ce n'est agréable pour personne, ni pour vous, ni pour la personne en face.

Notre conseil : toujours prendre le temps d'écrire et de développer ses idées. Car c'est aussi l'occasion de faire le point avec soi-même : quelles sont mes attentes ? comment ont-elles évolué par rapport à l'an dernier ? est-ce que l'autre est dans les meilleures conditions pour y répondre ?

D'ailleurs, vous l'aurez peut-être remarqué : on y trouve souvent de l'inspiration et de la motivation.

L'appétit vient en mangeant, dit-on.

#2 Structurer

Si ces échanges se veulent parfois informels (et tant mieux si c'est le cas), il faut tout de même pouvoir en tirer quelque chose, et faire passer les (bons) messages.

Il peut être utile d'avoir une structure en tête, et de la proposer à son interlocuteur en amont de l'entretien. Pour cela, on aime particulièrement le template des 1:1 de Mansa.

Cela permet de (1) s'assurer que tous les points soient bien aborder (2) préparer les sujets sensibles à adresser (3) être parfaitement transparent sur le déroulé de l'entretien.

D'une pierre (deux) trois coups.

#3 Prendre le temps

Vouloir s'en débarrasser, rien de pire. Pareil, ça se sent immédiatement, et c'est (très) désagréable.

Prendre le temps, ça veut dire...

  • y consacrer un vrai créneau dans son agenda,
  • ne pas répondre à son téléphone durant l'entretien,
  • encore moins à ses mails,
  • réserver une vraie salle (pas un coin de la cafétéria quand on réalise dernière minute que toutes les salles sont prises).

Attention cependant à rester dans la juste mesure et ne pas rendre la chose trop solennelle. Il faut surtout que chacun se sente à l'aise pour parler librement.

Enfin, gardez en tête que si vous en faîtes votre priorité, votre interlocuteur en fera la sienne.

#4 Ecouter

L'entretien de fin d'année, c'est avant tout un échange. Et de fait, il faut que le temps de parole soit partagé.

Attention aux bavards ! Voici un bon ratio à garder en tête sur l'écoute/prise de parole : 70/30. Pour bien prioriser l'écoute, n'hésitez pas à faire parler l'autre en premier. Et pour favoriser l'échange, adoptez l'écoute active : posez des questions ouvertes et reformulez.

#5 Penser "next steps"

Faire le bilan de l'année qui vient de s'écouler, oui. Mais pas que.
Ce qui compte, c'est de préparer la suite : on évalue une performance passée tout en se focalisant sur les prochaines étapes.

Pour cela, n'oubliez pas de vous poser la question, "and so what ?".
Cela permet de (1) faire le tri des sujets à aborder et (2) les formuler de façon à ce qu'ils soient toujours actionnables.

Pour aller plus loin sur l'art savant du feedback...

Il y a deux mois, Jobteaser a lancé en interne un module de formation intitulé le "Feedback Training Module". Le principe? Un atelier de 2h30 pour apprendre à donner, solliciter, recevoir et utiliser les feedbacks.
Pour en savoir plus, nous avons interrogé
Anne le Bruchec, Chief People Officer chez Jobteaser.

Quand et pourquoi avez-vous décidé de lancer ces modules ?

En février 2021, nous avons amorcé un travail de réflexion avec nos collaborateurs sur les comportements qui nous semblent structurants dans notre culture d'entreprise. Parmi eux, la pratique du feedback régulier est ressortie comme étant particulièrement importante et valorisée par nos collaborateurs. Pour autant, beaucoup nous ont aussi rapporté ne pas se sentir suffisamment outillés sur le sujet et souhaitaient apprendre à réaliser et recevoir des feedbacks de qualité. Nous avons donc décidé de mettre en œuvre un cycle de formation dédié à ce sujet, pour répondre à leur demande.

Concrètement, en quoi consistent les ateliers ?

La formation est animée par deux membres du Codir.
L'atelier se divise en 4 parties, qui mêlent des "exposés" théoriques et des mises en situation pratiques.
1. Une introduction générale sur les différents styles de management et les pratiques de feedback qui en découlent.
2. Une première partie pour apprendre à donner du feedback, dans laquelle nous essayons de donner beaucoup d'exemples et mettre en situation les participants.
3. Une seconde partie pour apprendre à recevoir du feedback.
4. Enfin, un dernier volet de bonnes pratiques pour encourager les feedbacks au sein des équipes.

En 2 mois, vous avez organisé 9 sessions, pour plus de 100 employés. Avez-vous déjà constaté des retombées positives ?

Nous n'avons pas encore beaucoup de recul, mais cette initiative a été particulièrement bien accueillie par les équipes : nous avons eu des retours très positifs via les questionnaires de satisfaction que nous envoyons à l'issue des ateliers, et beaucoup abordent spontanément le sujet lors de nos points individuels. Nous avons pu également observer lors de la dernière campagne d'entretiens individuels que le nombre de feedbacks partagés par nos équipes sur notre outil d'évaluation avait augmenté. Preuve à priori que nous avons su montrer l'importance d'en faire !

Quels conseils donneriez-vous à une entreprise qui souhaite lancer la même initiative ? Et par où commencer ?

Je pense qu'une bonne manière de commencer est de regarder ce qui se fait dans d'autres entreprises qui ont voulu répondre à cette problématique. Même si c'est pour aboutir à quelque chose de complètement différent - ça a été notre cas, les avis et retours d'expérience de personnes étant passées par là nous ont beaucoup aidés.
Dans un second temps, le choix que nous avons fait, et qui je crois a été déterminant, a été d'embarquer nos dirigeants dans ce projet. Faire animer les ateliers avec deux membres du Codir plutôt que par un intervenant extérieur est un investissement en temps énorme. Mais cela prouve l'engagement de l'entreprise et montre que le message est porté au plus haut niveau !

À propos de l'auteur
Camille Albouy